تعریف

به لاتین trench

سند عبارت است از نامه گزارش نقشه تصویر و مواردی نظیر آن که صرف نظر از شکل ظاهر آن‌ها به وسیله یک سازمان در تعقیب وظائف یا در زمینه امور مربوط به عنوان سوابق مثبته در انجام وظائف چگونگی خط مشی تصمیمات روش‌ها، عملیات و دیگر فعالیت‌ها یا به مناسبت ارزش طلاعاتی محتوی آن‌ها ایجاد و دریافت و نگاهداری می‌شود یا دارای ارزش نگهداری می‌باشد. هرگاه اطلاعات و مطالب یک سند دارای ارزش حفاظتی باشد و در یکی از انواع طبقه بندی قرار گیرد آن را سند طبقه بندی شده گویند.